Was bedeutet es eigentlich, im Vorstand von Women in Tech e.V. zu sein? Hier findest du zu den verschiedenen Rollen eine Übersicht der Aufgaben, die von unseren Vorständinnen erledigt werden. Natürlich liegt es auch an dir, welche Kenntnisse und Fähigkeiten du einbringen kannst, so dass sich die Aufgaben auch verändern können.
Die Vorstände werden strategisch durch den Beirat unterstützt – das sind Mitglieder, die den Verein schon von Anfang an unterstützen und durch ihre Tätigkeiten in den Projektteams ganz nah an Mitgliedern und Partnern dran sind.
Für die Vorstandsrolle solltest du genug Zeit mitbringen (siehe Beschreibungen der Rollen). Mach dir bitte auch bewusst, dass ein Vereinsvorstand rechtliche Verantwortungen und Pflichten hat!
1. Vorstand
Die Aufgaben des 1. Vorstands beinhalten insbesondere:
Repräsentation:
- Aufbau und Pflege eines Netzwerkes zu Verbänden, Vereinen, Unternehmen und anderen Organisationen
- Initiierung, Planung und Durchführung von Events mit Kooperationspartnern
- Vorträge bei Veranstaltungen
- Teilnahme an Panels und Interviews
Strategische Aufgaben
- Entwicklung der strategischen Ausrichtung des Vereins z. B. in den jährlichen Strategieworkshops mit Beirat und Vorstand
- Entwicklung von Strukturen und Leitlinien zur besseren Zusammenarbeit im Team
- Weiterentwicklung der inhaltlichen Agenda von Women in Tech e.V. und frühzeitiges Aufgreifen relevanter Trends
- Weiterentwicklung von Satzung, Beitragsordnung und anderen konstituierenden Richtlinien
- Enge Zusammenarbeit mit den weiteren Vorstandsmitgliedern
Operative Umsetzung & Projektkoordination
- Initiierung und Teilnahme an Vorstandssitzungen (alle zwei Wochen, ca. 1 h plus Vor- und Nachbereitung)
- Teilnahme an erweiterten Vorstand-/Beiratssitzungen
- Freigaben für Kooperationsverträge und Beschlüsse sowie Dokumente zur Außendarstellung des Vereins
Zeitaufwand (ungefähr pro Woche):
| Aufgabe |
Aufwand in Stunden / Monat |
| Vorträge / Interviews / Veranstaltungen |
6 |
| Kooperationsevents planen und durchführen |
5 |
| Spenden & Zuwendungsbescheinigungen |
3 |
| Strategische Aufgaben |
3-5 |
| Vorstandssitzungen/erweiterter Vorstand/Beirat inkl. Vor-und Nachbereitung |
2 |
| Operative Themen |
1-2 |
👉 Im Schnitt sollten Kandidatinnen ca. mind. 5 Std./Woche einplanen. Zu besonderen Anlässen, z.B. Kooperationsevents oder Erstellung von Richtlinien oder Einführung neuer Strukturen kann der Arbeitsaufwand bis zu 10 Stunden steigen.
2. Vorstand
Die Aufgaben des 2. Vorstands beinhalten insbesondere:
Strategische Vorstandsarbeit & Repräsentation
- Vertretung des Vereins auf Veranstaltungen, Panels und in der Öffentlichkeit
- Teilnahme an Vorstandssitzungen (alle zwei Wochen, ca. 1 h plus Vor- und Nachbereitung)
- Teilnahme an erweiterten Vorstand-/Beiratssitzungen
- Mitgestaltung der strategischen Ausrichtung des Vereins und gemeinschaftliche Entwicklung von Schwerpunkten, z. B. in den jährlichen Strategieworkshops mit Beirat und Vorstand
- Aufbau und Pflege von Kontakten zu Unternehmen, Institutionen und politischen Stakeholdern
Ideen- und Impulsgeberin
- Einbringen neuer Ideen und Impulse für Projekte, Programme und Initiativen
- Gemeinschaftliches Anleiten und Priorisieren von Themen im Vorstandsteam
- Weiterentwicklung der inhaltlichen Agenda von Women in Tech e.V. und frühzeitiges Aufgreifen relevanter Trends
Operative Umsetzung & Projektkoordination
- Eigenständige Steuerung und Umsetzung von Projekten, Initiativen und aktiven Sonderthemen des Vorstands
- Unterstützung beim Aufbau und der Betreuung regionaler Communities
- Koordination zwischen Vorstand, Mitgliedern und Teams zur effizienten Umsetzung der Vereinsziele
- Übernahme von Personalangelegenheiten und Onboarding-Prozessen bei Bedarf
Politische Positionierung & Netzwerkaufbau
- Entwicklung von Ansätzen, um Women in Tech e.V. in politische und gesellschaftliche Diskurse einzubringen
- Aufbau und Pflege relevanter Netzwerke zu Entscheidungsträgern und strategischen Partnern
- Unterstützung bei der Formulierung von Positionen, Stellungnahmen und strategischen Schwerpunkten
Zeitaufwand (ungefähr pro Woche):
| Aufgabe |
Aufwand in Stunden |
| Vorstandssitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung |
1–1,5 |
| Projektkoordination & aktive Sonderthemen |
1,5–3 |
| Aufbau & Betreuung regionaler Communities |
1 |
| Repräsentation & Veranstaltungen |
1-2 |
Empfehlung: durchschnittlich ca. 5 Std./Woche.
In Spitzenzeiten, z. B. rund um Mitgliederversammlungen, größere Events oder politische Initiativen, kann der Aufwand kurzzeitig höher ausfallen.
Finanzvorstand
Die Aufgaben des Finanzvorstands beinhalten insbesondere:
Finanzverwaltung & Buchhaltung:
- Koordination mit Steuerberater (DATEV, Easybill, revisionsichere Dokumentanablage in Nextcloud/M365)
- Regelmäßige Kontrolle von Kontoauszügen & Belegwesen,
- Verarbeitung von Rechnungen und Ausgaben
- Verwaltung von Spenden und Zuwendungsbescheinigungen,
- Rechnungsstellung Mitgliedsbeiträge inkl. SEPA-Mandate
- Jährliche Überprüfung ermäßigter Mitgliedschaften
- Verwaltung von Geschenkmitgliedschaften
- Erstellung von sonstigen Angeboten & Ausgangsrechnungen
- Verhandlung und Abwicklung von Speaker-Honoraren.
Berichtspflichten & Jahresabschluss:
- Erstellung Finanzbericht für die Mitgliederversammlung, Vorbereitung und
- Abstimmung Kassenprüfung, Unterstützung beim Jahresabschluss mit Steuerberater.
Controlling & Compliance:
- Überwachung Zahlungsströme,
- Überwachung Liquidität
- Budgetplanung
- Sicherstellung satzungskonformer Ausgaben
- Dokumentation der Prozesse mit eingesetzten Tools
Vorstandsarbeit & Repräsentation:
- Teilnahme an Vorstandssitzungen (alle zwei Wochen, ca. 1 h plus Vor- und Nachbereitung)
- Teilnahme an erweiterten Vorstand-/Beiratssitzungen
- Finanzfreigaben und Beschlüsse
- Vertretung des Vereins in der Öffentlichkeit (wenn 1. oder 2. Vorstand verhindert sind)
- Bearbeitung des Hauptpostfachs (E-Mail) sowie weiterer operativer Themen gemäß Zuständigkeitsbereich.
Zeitaufwand (ungefähr pro Woche):
| Aufgabe |
Aufwand in Stunden |
| Laufende Finanzprozesse & Berichte |
1-2 |
| Kommunikation mit Vorstand/Steuerberater/Bank |
1-2 |
| Spenden & Zuwendungsbescheinigungen |
0,25 |
| Mitgliederverwaltung (Aufnahme, Wellcome-Mail, administratives Mitglieder-Onboarding (Stammdatenüberprüfung) |
3-5 |
| Vorstandssitzungen/erweiterter Vorstand/Beirat inkl. Vor-und Nachbereitung |
1,5-2 |
| Öffentlichkeitsarbeit & operative Sonderthemen |
1-2 |
| Berichte, Jahresabschluss, Kassenprüfung (Spitzenzeiten): einmal jährlich |
Einmal jährlich: ca. 18 |
👉 Im Schnitt sollten Kandidatinnen ca. 8–10 Std./Woche einplanen.
Zum Jahresabschluss (Jahresbericht, Kassenprüfung, Zuarbeiten Steuerberater) auch bis zu 24 Std./Woche.
Um an der Vorstandswahl teilzunehmen, musst du Mitglied sein. Wenn du bereits Mitglied bist, log dich bitte ein, damit du das Formular siehst.
Wenn du noch kein Mitglied bist, kannst du das gerne direkt hier nachholen: Mitglied werden
Entschuldigung, aber du musst angemeldet sein, um dieses Formular sehen zu können.
